- فرآيند يا چرخه ثبت چيست؟
يعني چه اتفاقاتي بايد رخ بدهد تا بتوانيم يك ثبت داشته باشيم.
- براي ثبت فاكتور خريد ابتدا وارد منوي
شده وسپس وارد زير منوي 
شده و 
را انتخاب ميكنيم .
راست كليك كرده و همانطور كه در عكس مشاهده ميكنيد انواع فرآيند ثبت فاكتور خريد مشخص است ،آسانترين فرآيند ثبت در قسمت فاكتور خريد، "خريد مستقيم " مي باشد و بقيه فرآيند ها متناسب با نوع آن ، چرخه ثبت متفاوتي دارد.
همچنين براي ثبت فاكتور خريد ميتوان از علامت 
در پايين صفحه استفاده نمود فقط با اين تفاوت كه وقتي از اين قسمت ميخواهيم فاكتور خريد را ثبت نماييم فرآيند پيش فرضي كه قبلا انتخاب كرديم باز مي شود.
- چگونه ميتوان يكي از فرآيند ها را پيش فرض نمود؟
براي انجام اين كار ، هنگامي كه از منوي" سفارش و خريد" وارد زير منوي" خريد "و سپس" فاكتور خريد "شديم ، روي صفحه راست كليك ميكنيم و 
را انتخاب ميكنيم وصفحه زير باز مي شود:
از اين قسمت
ابتدا فرآيند مورد نظر را كه ميخواهيم به عنوان فرآيند پيش فرض باشد انتخاب ميكنيم و سپس گزينه ويرايش فرآيند رو ميزنيم و صفحه زير باز مي شود
و در اين قسمت تيك پيش فرض را انتخاب ميكنيم و سپس گزينه ثبت را ميزنيم سپس آن فرآيند ، به عنوان فرآيند پيش فرض فعال مي شود. همچنين اگر قصد داشته باشيم فرآيند جديدي تعريف كنيم گزينه افزودن فرآيند را انتخاب ميكنيم و صفحه زير باز مي شود
و ميتوانيم نام فرآيند جديد را ثبت كنيم.
قبل اينكه فاكتور خريد را ثبت نماييم از منوي سفارش و خريد وارد منوي تنظيمات و سپس تنظيمات خريد شده و تنظيمات فاكتور خريدمان را مطابق با سياسات هاي دخلي شركت تنظيم مي نماييم.
1- عدم اپديت قيمتهاي كمتر از خريد كالا(در صورت فعال بوده ، با ثبت فاكتور خريد ، در صورتي كه قيمت خريد اطلاعات كالا تغيير مي كند كه قيمت خريد جديد از قيمت خريد اطلاعات كالا بيشتر باشد)
2- تنظيم اتومات قيمت خريد با ثبت خريد(با ثبت فاكتور خريد ، قيمت هاي خريد تب حسابداري كالا بطور اتومات آپ ديت شود. )
3- اعمال قيمت خريد ناخالص در اطلاعات كالا(در صورت فعال بودن اين تيك ، قيمت خريد ناخالص در تب حسابداري اطلاعات كالا اعمال خواهد شد. در صورت غير فعال بودن تيك ، قيمت تمام شده موجود در فاكتور در اطلاعات كالا بروزرساني مي شود)
4-انتخاب کالا بر اساس تامین کننده (f12): (در صورتی که این گزینه تیک شده باشد ، در ثبت فاکتور خرید، کالاهای انتصاب شده به تامین کننده فقط در لیست کالاها جستجو می شود. این محدودیت در فاکتور خرید ، برگشت خرید ، سفارش خرید اعمال می شود)
5- سند تامين كننده بصورت ناخالص (در صورتي كه اين تيك فعال باشد، در سند فاكتور خريد ، رديف تخفيف بصورت جداگانه آورده مي شود و مبلغ فاكتور خريد بصورت خالص در حساب تامين كننده اعمال نمي شود)
- حال كه با مفاهيم بيان شده آشنا شديم ميخواهيم فاكتور خريد با فرآيند پيش فرض "خريد مستقيم" ثبت كنيم به اين منظور روي علامت
كليك كرده و صفحه اي مانند صفحه زير باز مي شود:
در اين قسمت نام "تامين كننده " اي ميخواهيم از آن خريد داشته باشيم و نام انبار و ساير موارد خواسته شده را پر نموده و گزينه ثبت را ميزنيم.(فيلدهايي كه با رنگ زرد نمايش داده مي شوند پر كردنشان اجباري است و نميتواند خالي باشد)
- تامين كننده: بايد در گروه تفضيلي تامين كنندگان تعريف شده باشد.
- انبار: انبار مورد نظر كه ميخواهيم از آن فاكتور خريد ثبت كنيم.
- تاريخ فاكتور: ميتوانيم تاريخ فاكتور را بسته به سياست هاي داخلي هر شركت انتخاب كنيم(بعضي از مشتريان ميخواهند همان تاريخ فاكتور تامين كننده باشد و بعضي ها ميخواهد همان تاريخ ثبت فاكتور خريد باشدو...)
- مبلغ كسري: براي رند كردنمبلغ فاكتور خريد از مبلغ فاكتور اصلي كم ميشود.
- مبلغ اضافي:براي رند كردن مبلغ فاكتور خريد به مبلغ فاكتور اصلي اضافه مي شود.
- براي درك بهتر مبلغ كسري ومبلغ اضافي : فرض ميكنيم يك فاكتور خريد دستي از تامين كننده داريم و ميخواهيم آن را وارد سيستم كنيم به عنوان مثال مبلغ فاكتور دستي مان 20000.05 ريال مي باشد لذا براي رند كردن مبلغ فاكتور به 20000 ريال بايد مبلغ 0.05 ريال مبلغ كسري بزنيم تا عددمان رند شود.
- تخفيف مبلغي: در صورتي كه فاكتور خريد را نقدي تسويه نماييم ، تامين كننده يك درصدي رو اضافه به ما مي دهد و آن مبلغ را از روي فاكتور كم مي نماييم.
- سطح امنيت: هرچه عددسطح امنيت كمتر باشد تعداد افرادي كه به اين فاكتور دسترسي دارند كمتر مشود و در واقع سطح امنيت بالاتري دارد ولي اگر عدد سطح امنيت بالا باشد امنيت پايين تري دارد و دسترسي بقيه به اين فاكتور بيشتر مي باشد.بالاترين سطح امنيت عدد1 را داردكه در سطح مديران مي باشد و پايين ترين سطح امنيت را عدد5 دارد كه در حد مشتريان مي باشد.سطح امنيت 3 در سطح كارمندان مي باشد.
- نرخ ارز: براي فاكتورهايي كه ارزي هستند كاربرد دارد به صورت پيش فرض در سيستم ارز فاكتور ريال و نرخ ارز 1 مي باشد ولي اگر با دلار و يا يورو خريد انجام دهيم ارز فاكتور را تغيير مي دهيم.
هنگامي كه ثبت مي زنيم صفحه اي مانند تصوير زير باز مي شود:
براي ثبت كالا در فاكتور خريد در قسمت باركد كليك كرده و F12 رامي زنيم و ليست كالاها نمايش داده مي شود و ميتوان از بين آن ها كالاهاي مورد نظر را انتخاب نمود.
- نكته: براي انتخاب چند كالا به صورت همزمان shift+s رو با هم ميگيريم و چند تا كالا رو به صورت همزمان به فاكتوراضافه ميكنيم.
هنگامي كه كالاهاي مورد نظر را به فاكتور خريد اضافه نموديم گزينه 
را مي زنيم .
- براي مشاهده فاكتور هاي خريد ثبت شده در سيستم ، هنگامي كه وارد منوي سفارش و خريد، خريد و سپس فاكتور خريد شده ، سپس
را ميزنيم و ليست تمام فاكتورهاي خريد ثبت شده را ميتوانيم مشاهده كنيم.
- براي ويرايش فاكتور خريد روي فاكتور مورد نظر راست كليك كرده و" انتفال فرآيند به" را ميزنيم
وقتي گزينه "انتقال فرآيند به" را ميزنيم صفحه اي مانند زير باز مي شود:
ثبت اوليه فاكتور خريد را انتخاب ميكنيم و فاكتورمان را ويرايش ميكنيم.