براي نگهداري اطلاعات دارايي هاي سازمان از زير سيستم اموال استفاده می نماییم . اولین گام در استفاده از زیر سیستم اموال تنظیمات آن است به این منظور از منوی تنظیمات اموال استفاده می نماییم.
تنظیمات اموال
مهمترین تنظیمات اموال طول شماره اموالی و همچنین لزوم استفاده از پیش کد در شماره های اموالی است . شماره یا برچسب اموالی شماره منحصر بفردی است که برای شناسایی به اموال یک سازمان تخصیص داده شده و معمولا بصورت فیزیکی نیز روی آن الصاق می گردد شماره طول برچسب اموالی تعداد ارقام این برچسب است . درصورت زدن تیک استفاده از پیش کد به شماره هریک از اموال برحسب گروه آن یک پیش کد اضافه می گردد . دقت شود که پیش کد در طول برچسب امول محسوب نمی شود .
گروه های کالا
به منظور سهولت در اعمال قوانین می توان کالا ها رو گروه بندی نمود . در منوی گروههای کالا یک درخت 2 سطحی را می توان تشکیل داد که بعدا هر کالا در یکی از شاخه های این درخت قرار می گیرد
برای هر نود در این درخت لازم است نام گروه و سرفصل های حسابداری معین دارایی ثابت ، معین استهلاک انباشته و معین هزینه استهلاک را مشخص نمود . بدیهی است که در ثبت سند مربوط به دارایی و استهلاک همه کالاهایی که در این گروه قرار می گیرند همین تنظیمات اعمال خواهد شد
قوانین اموال
برای روش محاسبه استهلاک اموال بایستی قوانینی را ایجاد نمود و هر کالا را به یکی از این قوانین منتسب نمود .برای این کار از فرم تعریف قوانین اموال استفاده می نماییم
برای هر قانون ابتدا باید یک عنوان و یک گروه را مشخص نمود
به سه روش می توان استهلاک یک کالا را محاسبه نمود :
1- بدون استهلاک : برخی از دارایی ها ماهیتا استهلاک ندارند مانند زمین یا مالکیت های معنوی
2- استهلاک به روش مستقیم : در این روش هر سال به میزان درصدی از قیمت نهایی کالا از ارزش آن کاسته شده و این روش تا رسیدن ارزش کالا به ارزش اسقاط ادامه می یابد . درصدی که هر سال از ارزش کالا کاسته می شود را در فیلد درصد / عمر مشخص می نماییم. این روش برای کالاهایی که با سرعت ثباتی مستهلک می شوند مانند ماشین آلات خط تولید مناسب است
3- استهلاک به روش نزولی : این روش مشابه روش مستقیم است با این تفاوت که مبنای محاسبه استهلاک سالانه بجای قیمت نهایی کالا ، قیمت نهایی منهای استهلاک انباشته است و چون استهلاک انباشته هر سال افزوده می شوند میزان استهلاک سال به سال کمتر می شود . این روش برای کالاهایی مناسب است که با سرعت ثابتی از ارزش آنها کاسته نمی شود . مثلا یک خودرو در سالهای اولیه بهره برداری استهلاک و کاهش ارزش بیشتری نسبت به سالهای بعد دارد
کالا (مجموعه کالا)
انواع کلیه کالاهایی که در سازمان موجود هستند باید تعریف شوند . توجه شود که هر کالا خود شامل چندین مال است که هریک آنها بر چسب اموالی مجزا دارند . مثلا کالای میز شامل 20 میز متفاوت با برچسب ها اموالی متفاوت است .
برای هر مجموعه باید عنوان مجموعه و گروه کالا را مشخص نمود . همچنین نوع کالا که مصرفی یا غیر مصرفی است و قانون مورد استفاده برای محاسبه استهلاک آن را تنظیم می نماییم
برای هر مجموعه کالا می توان معین دارایی ثابت ، معین هزینه استهلاک و معین استهلاک انباشته و تفصیل کالا را مشخص نمود . هر کدام از سرفصل ها اگر مشخص نشوند بصورت پیش فرض از گروه کالا برداشت می شود .
اموال
برای تعریف اموال 2 روش وجود دارد :
تعریف مستقیم :
در این روش با استفاده از منوی اموال و منوی جدید می توان یک مال جدید را تعریف نمود .
برای هر کالا ابتدا باید مجموعه کالا و تاریخ خرید آنرا مشخص نمود . کد اموالی می توان بصورت دستی وارد کرد یا توسط خود سیستم تنظیم شود . در هردو حالت طول کد به طول تنظیم شده در تنظیمات اموال تغییر یافته و تنظیمات پیش کد در آن اعمال می گردد .
هر کالا یک محل استقرار فیزیکی دارد که می توان آنرا تنظیم نمود . البته لازم است محل های استقرار قبلا از طریق منو موقعیت های مکانی تعریف گردد . انباری که این مال از آن خارج شده و جمعدار اموال و تحویل گیرنده به همین ترتیب قابل تنظیم است .برای هر کالا 2 قیمت مشخص می گردد . قیمت خرید که قیمت اولیه آن مال است و قیمت نهایی که قیمت تمام شده مال است . در قیمت نهایی پارامتر هایی مانند هزینه حمل ، ترخیص و ... نیز محسوب می گردد .ارزش اسقاط هر مال مبلغی است که کاهش ارزش مال در اثر استهلاک تا رسیدن به این عدد ادامه می یابد . پس از آنکه ارزش مال به ارزش اسقاط رسید تیک "مستهلک" بصورت خودکار فعال می شود .
چنانچه برای یک مال تیک "توقف بهره برداری" فعال باشد میزان استهلاک آن به کسری از میزان استهلاک عادی آن کاهش می یابد . این میزان کاهش در منوی تنظیمات اموال قابل تنظیم و بصورت پیش فرض 33 درصد است.
تعریف با استفاده از حواله مصرف
به ازای هر کالایی که از انبار خارج می توان یک حواله مصرف ثبت نمود . اگر نوع خروج از انواعی باشد که قبلا در تعریف انواع خروج کالا از انبار به عنوان خروج اموالی تعریف شده است به این معنی است که این کالا از انبار خارج و از این تاریخ به عنوان یک مال مورد استفاده است . لذا لازم است علاوه بر فیلدهای موجود فیلد های جمع دار و تحویل گیرنده و محل استقرار را نیز تنظیم نمود . پس از ثبت حواله مصرف به تعداد کالای خارج شده اموال ایجاد می شود که برچسب های آنها بر اساس تنظیمات سیستم اعمال می گردد
نکته حائز اهمیت در تعریف اموال با استفاده از حواله مصرف آن است که در تعریف که همه کالاهایی که با نوع خروج اموال از انبار در حال خارج شدن هستند باید اطلاعات مجموعه اموالی مشخص شده باشد . چنانچه یک حواله مصرف چندین کالا داشته باشد ولی حتی یکی از کالاهای آن فاقد مجموعه اموالی باشند و نوع حواله از نوع خروج اموال تعریف شده باشد امکان ثبت آن حواله وجود ندارد .
جایجایی اموال
اموال تعریف شده را می توان از حیث تحویل گیرنده و محل استقرار تغییر داد به این منظور