براي نگهداري اطلاعات دارايي هاي سازمان از زير سيستم اموال استفاده می نماییم . اولین گام در استفاده از زیر سیستم اموال تنظیمات آن است به این منظور از منوی تنظیمات اموال استفاده می نماییم.
تنظیمات اموال
مهمترین تنظیمات اموال طول شماره اموالی و همچنین لزوم استفاده از پیش کد در شماره های اموالی است . شماره یا برچسب اموالی شماره منحصر بفردی است که برای شناسایی به اموال یک سازمان تخصیص داده شده و معمولا بصورت فیزیکی نیز روی آن الصاق می گردد شماره طول برچسب اموالی تعداد ارقام این برچسب است . درصورت زدن تیک استفاده از پیش کد به شماره هریک از اموال برحسب گروه آن یک پیش کد اضافه می گردد . دقت شود که پیش کد در طول برچسب امول محسوب نمی شود .
گروه های کالا
به منظور سهولت در اعمال قوانین می توان کالا ها رو گروه بندی نمود . در منوی گروههای کالا یک درخت 2 سطحی را می توان تشکیل داد که بعدا هر کالا در یکی از شاخه های این درخت قرار می گیرد
برای هر نود در این درخت لازم است نام گروه و سرفصل های حسابداری معین دارایی ثابت ، معین استهلاک انباشته و معین هزینه استهلاک را مشخص نمود . بدیهی است که در ثبت سند مربوط به دارایی و استهلاک همه کالاهایی که در این گروه قرار می گیرند همین تنظیمات اعمال خواهد شد
قوانین اموال
برای روش محاسبه استهلاک اموال بایستی قوانینی را ایجاد نمود و هر کالا را به یکی از این قوانین منتسب نمود .برای این کار از فرم تعریف قوانین اموال استفاده می نماییم
برای هر قانون ابتدا باید یک عنوان و یک گروه را مشخص نمود
به سه روش می توان استهلاک یک کالا را محاسبه نمود :
1- بدون استهلاک : برخی از دارایی ها ماهیتا استهلاک ندارند مانند زمین
2- استهلاک به روش مستقیم : در این روش مشخص مي شود كالا طي چند سال مستهلك مي شود. ارزش كالا تقسيم بر تعداد سالهاي استهلاك شده و اين مبلغ ، مبناي محاسبه استهلاك در سال خواهد بود. اگر سند استهلاك بطور ماهانه ثبت شود ، اين رقم بر 12 تقسيم شده و براي هر ماه اين رقم ثبت مي شود. اين كار تا زماني كه ارزش كالا به ارزش اسقاط برسد ادامه پيدا ميكند
3- استهلاک به روش نزولی : در اين روش، درصدي براي استهلاك سال مشخص ميشود و سالانه ، ارزش كالا با كسر مبلغ مستهلك شده در اين درصد ضرب شده و بعنوان استهلاك ان سال ملاك قرار ميگيرد. عدد محاسبه شده براي استهلاك سال بر 12 تقسيم مي شود تا ماهانه مبلغ استهلاك كسر گردد.
هر يك از روشهاي استهلاك بر اساس قانوني است كه سازمان مالياتي كشور آنرا تصويب مي كند و براي هر دسته كالا بايد بر اساس روش اعلام شده و درصد اعلام شده محاسبات انجام شود.
کالا (مجموعه کالا)
انواع کلیه کالاهایی که در سازمان موجود هستند باید تعریف شوند . توجه شود که هر کالا خود شامل چندین اموال است که هریک آنها بر چسب اموالی مجزا دارند . مثلا کالای میز شامل 20 میز متفاوت با برچسب ها اموالی متفاوت است .
برای هر مجموعه باید عنوان مجموعه و گروه کالا را مشخص نمود . همچنین نوع کالا که مصرفی یا غیر مصرفی است و قانون مورد استفاده برای محاسبه استهلاک آن را تنظیم می نماییم
برای هر مجموعه کالا می توان معین دارایی ثابت ، معین هزینه استهلاک و معین استهلاک انباشته و تفصیل کالا را مشخص نمود . هر کدام از سرفصل ها اگر مشخص نشوند بصورت پیش فرض از گروه کالا برداشت می شود .
همچنین در قسمت پیش کد، میتوان مشخص کرد که شماره اموال این کالا با چه پیش کدی ثبت شود
اگر روی کالای تعریف شده راست کلیک کنیم، با سرویس ایجاد اموال برای کالای جاری نیز میتوان تعریف اموال به تعداد مشخص شده برای کالای انتخابی را انجام داد
اموال
برای تعریف اموال 2 روش وجود دارد :
تعریف مستقیم :
در این روش با استفاده از منوی اموال و منوی جدید می توان یک اموال جدید را تعریف نمود .
برای هر کالا ابتدا باید مجموعه کالا و تاریخ خرید آنرا مشخص نمود . کد اموالی می توان بصورت دستی وارد کرد یا توسط خود سیستم تنظیم شود . در هردو حالت طول کد به طول تنظیم شده در تنظیمات اموال تغییر یافته و تنظیمات پیش کد در آن اعمال می گردد .
هر کالا یک محل استقرار فیزیکی دارد که می توان آنرا تنظیم نمود . البته لازم است محل های استقرار قبلا از طریق منو موقعیت های مکانی تعریف گردد . انباری که این اموال از آن خارج شده و جمعدار اموال و تحویل گیرنده به همین ترتیب قابل تنظیم است .برای هر کالا 2 قیمت مشخص می گردد . قیمت خرید که قیمت اولیه آن اموال است و قیمت نهایی که قیمت تمام شده اموال است . در قیمت نهایی پارامتر هایی مانند هزینه حمل ، ترخیص و ... نیز محسوب می گردد .ارزش اسقاط هر اموال مبلغی است که کاهش ارزش اموال در اثر استهلاک تا رسیدن به این عدد ادامه می یابد . پس از آنکه ارزش اموال به ارزش اسقاط رسید تیک "مستهلک" بصورت خودکار فعال می شود .
چنانچه برای یک اموال تیک "توقف بهره برداری" فعال باشد میزان استهلاک آن به کسری از میزان استهلاک عادی آن کاهش می یابد . این میزان کاهش در منوی تنظیمات اموال قابل تنظیم و بصورت پیش فرض 33 درصد است.
تعریف با استفاده از حواله مصرف
به ازای هر کالایی که از انبار خارج می توان یک حواله مصرف ثبت نمود . اگر نوع خروج از انواعی باشد که قبلا در تعریف انواع خروج کالا از انبار به عنوان خروج اموالی تعریف شده است به این معنی است که این کالا از انبار خارج و از این تاریخ به عنوان یک اموال مورد استفاده است . لذا لازم است علاوه بر فیلدهای موجود فیلد های جمع دار و تحویل گیرنده و محل استقرار را نیز تنظیم نمود . پس از ثبت حواله مصرف به تعداد کالای خارج شده اموال ایجاد می شود که برچسب های آنها بر اساس تنظیمات سیستم اعمال می گردد
نکته حائز اهمیت در تعریف اموال با استفاده از حواله مصرف آن است که در تعریف که همه کالاهایی که با نوع خروج اموال از انبار در حال خارج شدن هستند باید اطلاعات مجموعه اموالی مشخص شده باشد . چنانچه یک حواله مصرف چندین کالا داشته باشد ولی حتی یکی از کالاهای آن فاقد مجموعه اموالی باشند و نوع حواله از نوع خروج اموال تعریف شده باشد امکان ثبت آن حواله وجود ندارد .
جایجایی اموال
اموال تعریف شده را می توان از حیث تحویل گیرنده و محل استقرار تغییر داد به این منظور از سرویس "انتقال اموال انتخاب شده به شخص و مکان خاص" استفاده می شود
این سرویس را می توان روی یک یا چند ردیف اجرا نمود .
اگر هریک از مقادیر تحویل گیرنده و موقعیت مکانی تنظیم شود این مقادیر بروز خواهد شد . در غیر اینصورت با مقادیر قبلی باقی خواهد ماند
همچنین در گزارش گردش اموال می توان این تغییرات را مشاهده نمود
تغییر ارزش اموال
ارزش یک اموال ممکن است به دلایل مختلف کاهش یا افزایش یابد . این تغییرات در فرم تغییر ارزش اموال ثبت می گردد
برای ثبت تغییر ارزش یک باید نوع و میزان تغییر را مشخص نمود . نوع تغییر اموال قبلا باید تعریف شده باشد
برای تعریف انواع افزایش و کاهش ، عنوان و حالت تغییر (افزایش /کاهش / کاهش با صفر شدن ارزش) و معین سود و زیان را انتخاب می نمیاییم . حالت کاهش با صفر شدن ارزش برای حالتی استفاده می شود که اموال بطور کامل از دارایی سازمان حذف شده باشد
وقتی برای یک اموال کاهش یا افزایش ثبت می نماییم حالات زیر ممکن است رخ دهد :
در حالت افزایش ، معین مربوط به دارایی ثابت منتسب به آن کالا یا گروه کالا به میزان مشخص شده در فیلد "مبلغ تغییر " بستانکار شده و طرف حساب انتخاب شده به همین مقدار بدهکار می شود .
در حالت کاهش ، معین مربوط به دارایی ثابت منتسب به آن کالا یا گروه کالا به میزان مشخص شده در فیلد "مبلغ تغییر " بدهکار شده و طرف حساب انتخاب شده به همین مقدار بستانکار می شود .
در حالت کاهش با صفر شدن ارزش ، معین مربوط به دارایی ثابت منتسب به آن کالا یا گروه کالا به میزان قیمت نهایی بستانکار شده و طرف حساب به میزان مشخص شده در فیلد "مبلغ تغییر " بدهکار می شود و مابه التفاوت این دو مبلغ بصورت سود و یا زیان ثبت می گردد