براي ثبت حمل فاكتورها و تراكنش هاي مالي مرتبط با آن از بارنامه استفاده مي نماييم . براي ثبت بارنامه از 2 روش مي توان استفاده نمود .
روش اول : ثبت مستقيم بارنامه
در اين روش با استفاده از منوي بارنامه در ما‍‍‍ژول توزيع وارد فرم ثبت بارنامه مي شويم . براي ثبت بارنامه بايد اطلاعات تاريخ بارنامه ،صندوق ، راننده و سرويس حمل آن را تكميل نمود . پس از ثبت مي توان اطلاعات جزييات بارنامه را ثبت نمود .
شرايط ثبت فاكتورها در بارنامه
1- فاكتور فروش باشد و برگشت از فروش نباشد .
2- از انبار اماني فاكتور صادر نشده باشد.
3- در هيچ بارنامه ي ديگري ثبت نشده باشد
4- چنانچه در بارنامه ي ديگري ثبت شده باشد ، تيك عدم تحويل مشتري فعال باشد
تيك عدم تحويل مشتري به معناي آن است كه مشتري حضور نداشته يا به دلايلي فاكتور را تحويل نگرفته است (مانند عدم توافق در راس چكها و يا موارد مشابه )
پس از افزودن فاكتور هاي فروش مي توان با استفاده از كليد ثبت نهايي بارنامه آنرا ثبت نمود .
ثبت نهايي فاكتورها
وقتي همه فاكتور هاي يك بار تسويه شده باشند به عبارت ديگر مبلغ تسويه نشده آن صفر يا برابر مبلغ نسيه باشد.
براي ثبت مبالغ دريافتي به ازاي هريك از سطرهاي بارنامه (فاكتور هاي خريد) روي سطر مورد نظر كليك راست كرده و از سرويس ثبت رسيد دريافت استفاده مي نماييم . اگر براي اين سطر بارنامه قبلا سند دريافتني دريافت كرده باشيم همان رسيد دريافت را نمايش داده و در غير اينصورت يك رسيد دريافت جديد ايجاد مي شود .پس از ثبت انواع دريافتي ها كه ميتواند شامل چك،نقد، انتقالي و يا تخيف باشد با ثبت رسيد دريافت اطلاعات در ستون هاي مربوط به جزييات بارنامه بارگذاري مي گردد . توجه نماييد كه هيچيك از اين ستون ها بصورت مستقيم قابل مقدار دهي نبوده و مقادير آنها صرفا از رسيد دريافت پر ميشود .
مي توان با استفاده از تيك عدم تحويل مشتري مشخص نمود كه اين فاكتور تحويل مشتري نشده است . بديهي است كه براي ثبت نهايي بارنامه فقط نياز به تسويه فاكتورهايي است كه تحويل مشتري شده اند.
روش دوم : ثبت بارنامه با استفاده از گزارش بارنامه
در اين روش از ليست فاكتور هاي فروش قابل حمل تعدادي را مايل هستيم در بارنامه درج شود را انتخاب كرده و سپس با يكي از دو سرويس "ثبت بارنامه " يا "ثبت بارنامه براي همه فاكتور هاي مشتري" مي توان اين فاكتور ها را در يك بارنامه ثبت نمود . تفاوت 2 سرويس گفته شده در اين است كه سرويس "ثبت بارنامه" فقط فاكتور هاي انتخاب شده در در بارنامه قرار مي دهد اما سرويس "ثبت بارنامه براي همه فاكتور هاي مشتري" علاوه بر فاكتور هاي انتخاب شده همه فاكتور هاي ديگر و انتخاب نشده مربوط با مشتريان فاكتور هاي انتخاب شده را نيز به بارنامه اضافه مي نمايد . به عنوان مثال چنانچه دو فاكتور از مشتريان C1و C2 توسط كاربر انتخاب شده باشند همه فاكتور هاي مربوط به اين مشتريان كه قابل حمل باشند را نيز به بارنامه اضافه خواهد كرد .
با هريك از اين سرويس ها كه بارنامه را ايجاد نماييم مي توانيم در فرم بارنامه فاكتور هاي را از آن حذف يا به آن اضافه نماييم . ساير عمليات مربوط به فرآنيد بارنامه مشابه روش اول مي باشد
گزارشات بارنامه
گزارش سرجمع كالاهاي بارنامه : اين گزارش تعداد كالاهايي با باركد مشابه را در همه فاكتور هاي يك بارنامه را بصورت تجميعي نمايش مي دهد
گزارش فاكتور هاي قابل افزودن به بارنامه : چنانچه با استفاده از روش اول و يا سرويس "ثبت بارنامه " در روش دوم بارنامه اي را ايجاد كرده باشيم ،ممكن است تعدادي از فاكتورهاي كه مربوط به مشتريان همين بارنامه است از قلم افتاده باشند . با استفاده از اين گزارش مي توان براي بارنامه فاكتور هايي را مشاهده نموده كه مربوط به مشتريان بارنامه بوده اما در آن درج نشده اند . با استفاده از سرويس "افزودن فاكتور به بارنامه جاري " مي توان در صورت تمايل فاكتور از قلم افتاده شده را با بارنامه اضافه نمود .