بستن صندوق
هدف از بستن صندوق، مكتوب كردن گزارش عملكرد صندوق در دوره هاي روزانه يا دوره هاي خاصی است که به دلخواه مشتری تعريف شده است.
طي گزارش بستن صندوق، مشخص مي شود كه مانده صندوق تا آخرین بازه بستن صندوق چقدر بوده، و در مدت دوره تعریف شده چه عملکردی از دریافت و پرداخت داشته و در آخر دوره چه مانده ای دارد. برای مثال اگر دوره بستن را روزانه بگیریم، بستن صندوق عبارتست از محاسبه مانده صندوق تا شب قبل، محاسبه دریافت و پرداخت ها در روز جاری و در نهایت محاسبه مانده صندوق در پایان روز جاری.
سپس صندوق دار مانده فيزيكي صندوق خود را در فيلد مربوطه وارد مي كند و تفاوت مبلغ واقعي و سيستمي، اختلاف صندوق حساب مي شود و براي آن سند صادر مي گردد. نهايتا از اين عملكرد يك گزارش تهيه مي شود.
عملكرد فرم
پس از اينكه يك فرم جديد براي بستن صندوق باز مي شود، صندوق پيش فرض كاربر در فرم نمايش داده مي شود. فیلد از تاريخ، بر اساس آخرين تاريخ بستن صندوق +1 روز لود مي شود (در صورتی که برای اولین بار صندوق بسته شود، ابتدای سال مالی نمایش داده می شود). لذا مثلا اگر تاریخ بستن صندوق شما دیروز باشد، فیلد از تاریخ، تاریخ امروز را به شما نشان می دهد.
چون عملیات بستن صندوق یک فرآیند پیوسته است، لذا فیلد از تاریخ توسط کاربر قابل تغییر نیست.
فیلد تا تاريخ معادل روزی هست که می خواهید صندوق را در آن ببندید. به طور پیش فرض تاریخ روز برای کاربر پر می شود ولی توسط کاربر قابل تغییر است.
زمانی که کاربر فیلد تا تاریخ رو پر کند، و گزینه Tab را از روی کیبورد بزند، مقادیر اطلاعات مانده نقل از قبل، ورودي و خروجي صندوق، بر اساس حساب صندوق بازيابي مي شود و بر اساس اين اطلاعات سيستمي، مانده محاسبه مي شود و به کاربر نمایش داده می شود.
مانده واقعی به طور پیش فرض برابر مانده سیستمی می شود. كاربر مجاز است مانده واقعي را تغيير دهد. این مقدار در واقع مبلغ ریالی مانده واقعی در صندوق در پایان روز (یا پایان دوره مد نظر) می باشد.
پس از این که مانده واقعی وارد شد، کاربر باید دکمه ثبت را بزند تا اختلاف بستن صندوق نمایش داده می شود.
پس از این که کاربر اطلاعات خود را وارد کرد، باید دکمه تایید اطلاعات را بزند تا سند بستن صندوق صادر شود.
با توجه به اينكه ممكن است اسناد صندوق تغيير پيدا كند و يا در آن بازه تاريخي يك سند جديد ثبت شود، ممکن است همه محاسبات صندوق نادرست شود. لذا جزئيات اسناد در لحظه بستن صندوق که شامل شماره رديف سند و مبلغ سند می باشد، در جدولي دیگر نگهداري شود.
با این کار ردیف ها و مبالغ اسنادی است که طي دوره بستن صندوق، مقادیر آن ها در محاسبات ورودی و خروجی و مانده صندوق مورد استفاده قرار گرفته است، نگهداری می شود و در آینده می توان جهت اختلاف گيري از آن ها استفاده كرد تا در صورتي كه در اسناد اصلاحي انجام شده بود قابل بازيابي باشد.
در صورتی که کاربر بخواهد تغییری در صندوق بسته شده انجام دهد، فقط مجاز است که آخرین فرآیند بستن صندوق را برگشت فرآیند بزند. با این کار سند صادر شده برای فرآیند مذکور باطل می شود و کاربر می تواند مجددا اطلاعات بستن صندوق را اصلاح کند.
سند بستن صندوق
مشخصات سند بستن صندوق خزانه داری به شرح زیر است:
